スキャニングとは？種類や基本的な手順、失敗しないためのポイント 

社内で保管している大量の紙の書類は、スキャニングによって電子化する方法があります。昨今はDX推進の観点からオフィスのペーパーレス化に取り組む企業が少なくありません。スキャナーを活用して、既存の紙の書類を電子データに変換しましょう。 

この記事では、業務で役立つスキャニングの基礎知識をお伝えします。スキャナーの種類や、スキャニングの手順、失敗しないためのポイントまで解説するため、ぜひ参考にしてみてください。 

スキャニングの基礎知識 

ビジネスシーンで使用する紙の文書を電子化する方法として、スキャニングが挙げられます。初めに、スキャニングの意味やスキャナーの種類などの基礎知識をお伝えします。 

スキャニングとは 

スキャニングとは、紙の書類や資料などをスキャンして電子データに変換することを指します。近年のビジネスシーンでは、契約書や請求書をはじめとした書類をデータ化するために、スキャナーが活用されています。 

スキャニングが必要な理由 

紙の書類をデジタル化すると、業務効率や利便性が向上します。企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現するうえで、業務で使う紙媒体の電子化が不可欠です。スキャニングによって既存の紙の書類を電子データ化することで、作業の工数を削減したり、情報共有を円滑化したりできます。 

スキャナーの種類

フラットベッドスキャナー 

原稿を平面の原稿台に置いて、1枚ずつ読み取るタイプのスキャナーです。原稿を固定したうえで光を遮断して読み取るので、精度の高い高画質なスキャンを実現できます。ただし、1枚ずつ読み取る仕組みのため、枚数が大量にある場合は多くの時間がかかります。 

オーバーヘッドスキャナー 

スタンドスキャナーと呼ばれることもあり、原稿を平置きして光を照射し、非接触でデータを読み取るタイプのスキャナーです。紙を傷つけることがないことから、書籍や雑誌を読み取ることに適しています。多くのモデルに、原稿の歪みを補正する機能が付いていることも特徴です。 

ドキュメントスキャナー（シートフィードスキャナー） 

自動給紙装置（ADF）を搭載し、原稿を自動で読み取るタイプのスキャナーです。複数枚の原稿を高速で読み取る機能や、両面を自動で読み取る機能、光学文字認識（OCR）で文字情報をデジタルデータに変換する機能などが搭載されています。ただし、冊子の状態の原稿はそのままスキャンできないため、裁断が必要になります。スキャナ 

複合機やコピー機のスキャン機能 

一般的な複合機やコピー機などに搭載されているスキャン機能です。フラットベッドスキャナーとドキュメントスキャナーの双方を兼ね備えた機種もあります。また、スキャンしたデータを直接フォルダへアップロードする機能をはじめとした、利便性の高さも魅力です。ただし、導入・維持コストが高い傾向にあります。 

ハンドスキャナー 

小型の本体を手に持って、手動で原稿を読み込むタイプのスキャナーです。本体のサイズ感がコンパクトなので、持ち運びが容易で、設置場所を取りません。また、バッテリーや電池で稼働する機種もあるので、コンセントのない環境でも作業ができます。一方、大量のスキャンを行う場合は多くの手間がかかります。 

フィルムスキャナー 

カメラで使用するフィルムをスキャンし、撮影したフィルムをデジタルデータに変換するタイプのスキャナーです。フィルムだけでなく、現像済みの写真のスキャンに対応可能な機種もあります。高性能な機種では写真を高画質で効率的に電子化できる一方、価格帯が高くなる傾向にあります。 

スキャナーを使用したスキャニングの手順 

スキャナーを使用して社内の書類を電子化する場合は、以下の手順で変換の作業を行います。コツを押さえて効率的に電子化を進めましょう。 

なお、企業の国税関係帳簿書類をスキャニングして保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たして対応する必要があります。国税関係帳簿書類に該当する契約書・納品書・請求書・領収書などの書類をスキャンする際は、事前に国税庁のサイトなどでルールを確認しておくと良いでしょう。 

【参考】「スキャナ保存関係」（国税庁） 
URL：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/03.htm 

Step1.電子化したい書類を選ぶ 

初めに、社内の書類の中から電子化するものを選定します。その際、電子帳簿保存法では書類の種類によって要件の一部に違いがあるため、確認しておきましょう。 

【電子帳簿保存法のスキャナ保存における書類の区分】 

重要書類	一般書類
お金や物の流れに直結する書類 【例】契約書、納品書、請求書、領収書など	お金や物の流れに直結しない書類 【例】見積書、注文書、検収書など

【参考】「スキャナ保存関係」（国税庁） 
URL：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/03.htm 

Step2. ステープラーや付箋などが付いていないか確認する 

スキャンする原稿にステープラーや付箋などが付いている場合は、あらかじめ取り外しておく準備が必要です。枚数が多い場合は、下準備に時間がかかる可能性があります。 

Step3.スキャナーに書類をセットする 

スキャナーの本体に書類をセットしましょう。フラットベッドスキャナーの場合は、原稿台の上に原稿を載せます。ドキュメントスキャナーの場合は、給紙トレイに原稿を差し込みます。 

Step4.データの形式を選ぶ 

スキャンする際のファイル形式は、「PDF」「TIFF」「JPEG」などが一般的です。目的に適した形式でスキャンを行います。 

＊PDF…文字と画像を含む文書データに適しています。 
＊TIFF…サイズが非常に大きな画像や、高解像度の画像を扱う場合に適しています。 
＊JPEG…一般的な写真や画像を扱う場合に適しています。 

Step5.解像度や色を選択する 

スキャナーで読み取る解像度のほか、モノクロまたはカラーを選択しましょう。なお、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存のルールでは、「解像度200dpi相当以上で読み取ること」や「256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること※一般書類は白黒階調（グレースケール）でも可能」などが要件となっています。 

【参考】「スキャナ保存関係」（国税庁） 
URL：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/03.htm 

Step6.スキャンを実行する 

スキャナーの種類に応じた方法で、スキャンを行います。スキャナーの機能によっては、自動で連続してスキャンを実施できます。 

Step7.画像をチェックする 

スキャンしたデータの内容をチェックしましょう。スキャニングの対象に抜け漏れがないか、原稿に折れ曲がりがないか、原稿の向きに誤りがないかなどを確認します。 

Step8.データを保存する 

最後に、スキャニングしたデータを保存します。電子帳簿保存法では、スキャンしたデータの検索性や、出力する機器の備え付けなども要件となっているため、スキャン後の文書管理まで徹底しましょう。 

【参考】「スキャナ保存関係」（国税庁） 
URL：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/03.htm 

スキャニングをする際のポイント 

紙の原本をスキャニングするときは、以下のポイントを押さえて作業に取り組みましょう。最後に、スキャニングをする際のポイントや注意点などを解説します。 

原稿を整える 

紙の原稿にしわや折り目がある場合は、しっかりと伸ばすことでスキャニングした際に歪みや影が出にくくなります。写真や小さな紙をスキャンするときは、必要に応じてスキャン用のクリアファイルを使うと、鮮明に読み取りやすくなります。 

適切な設定を選ぶ 

スキャニングの解像度を高くすると、処理に多くの時間がかかり、かつファイルサイズが非常に大きくなります。目的に応じて適切な解像度を設定しましょう。 

スキャナーを清掃する 

フラットベッドスキャナーの原稿台のガラス面は、柔らかい布で定期的に拭いて清掃することが大切です。ガラス面に指紋やホコリなどの汚れが付着すると、読み取りに影響を与える可能性があります。 

データの保存場所を整理しておく 

電子化された文書の格納場所やファイル名の付け方は事前に取り決めておくと良いでしょう。特に、大量の文書をスキャンする前にルールを決めておくことがポイントです。複数人で作業する場合でも一貫性のある管理ができる状態を目指しましょう。 

高品質で大量にスキャンしたい場合は代行業者の利用を検討する 

高品質かつ大量のスキャンが必要なときは、専用の代行業者に依頼する方法がおすすめです。代行業者では、短期間で高品質なスキャニングを行っています。また、幅広い用紙サイズのスキャニングに対応可能です。書類の電子化にかかる時間と作業のコストを減らせるのが魅力的です。 

スキャニング代行サービスで契約管理を効率化するのがおすすめ！ 

ここまで、オフィスのペーパーレス化に役立つスキャニングの情報をお伝えしました。紙の書類を電子化するには多くの工数がかかり、社内で対応するのが難しいこともあるでしょう。そんなときは、スキャニング代行サービスを利用する方法がおすすめです。電子帳簿保存法に対応した文書管理システム「CLOUD CABINET」なら、紙の契約書と電子契約書をシステム上で一元管理できます。原本の保管からスキャニングまで幅広い業務の代行をご提供しているため、電子化する際の時間と作業のコストを削減することが可能です。契約管理の効率化は「CLOUD CABINET」にお任せください。