書類の保管から電子化まで、
一気通貫の文書管理サービス
「電子契約」「紙の契約書」を
まとめて管理できるCLOUD CABINET。
倉庫会社のノウハウを活かし、原本保管、
管理ルール策定、運営の伴走まで手厚く支援します。
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契約書類の管理 360万件 多くの契約書を保管、
電子化してきたノウハウ -
サービス導入累計社数 2500社 寺田倉庫ドキュメントソリューション
グループにおける累計契約件数 -
人的セキュリティ両面で顔認証、カードキー、駐車場の二重ゲート
などの設備、ISO27001(ISMS)認証や
プライバシーマークなど
こんなお悩みありませんか?
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オフィススペースの
コストを抑えたい -
紛失・セキュリティ
リスクを抑えたい -
書類に振り回される
働き方を改善したい
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課題 1オフィススペースの
コストを抑えたい
もうオフィスに置く場所がない。
空き会議室まで書類置き場に占有されている安い外部倉庫に押し込むこともできるが、
いざという時にすぐ見られないのは困るCLOUD
CABINET で 解決!紙原本は寺田倉庫に保管しています。オフィスの無駄な保管スペース(賃料)を削減できます。手元に原本がなくても、必要な書類だけをリモートスキャンし、システム上でいつでもすぐに確認可能です。
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課題 2紛失・セキュリティ
リスクを抑えたい
紙と電子が混在してルールがバラバラ
誰が重要な契約書の原本を持ち出しているか分からず、
紛失や情報漏えいのリスクが怖いCLOUD
CABINET で 解決!ユーザーごとの「権限付与」や、いつ誰がアクセスしたかを記録する「ログ管理」で情報アクセスを可視化できます。属人的な管理から脱却し、紙原本の紛失や持ち出しリスクをゼロにする寺田倉庫の堅牢なセキュリティ体制で、内部統制を強化します。
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課題 3書類に振り回される
働き方を改善したい
必要な書類がどこにあるか分からず、
結局人海戦術で残業して探している。現場と本社で保管場所が分散しており、
確認のための移動や問い合わせで時間をロスしている。CLOUD
CABINET で 解決!紙の原本情報も電子データも、1つの画面で一元管理できます。あらゆる書類に一瞬でアクセスできるため、書類探しの無駄な時間をなくして本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
CLOUD CABINETは
お客様にフィットした
理想の契約書管理を実現します。
CLOUD CABINET は紙文書やスキャン文書、電子契約書も一括管理できる文書管理システム。
紙とデータが共存する、まったく新しいハイブリッドな文書管理の仕組みで、電子化しない新しい選択肢をお客様に提供します。
各種契約関連ツール・
サービスとの違い
| 比較項目(顧客の重視ポイント) | CLOUD CABINET(保管+電子化一元管理) | 一般的な外部倉庫(段ボール預けのみ) | 文書管理システム(高機能SaaSなど) | 自社でスキャン運用(複合機+ファイルサーバー) |
|---|---|---|---|---|
| 導入・運用コストの安さ |
必要な分だけ電子化するので 低コスト |
保管料のみで安い |
初期費用・月額が高額になりがち |
人件費(残業代)が膨大 |
| 移行・電子化の手間 |
ホチキス外し〜データ化まで 丸投げ可能 |
箱に詰めて送るだけ |
既存書類のデータ化は 自社でやる必要あり |
膨大なスキャン作業と ファイル名入力で挫折しやすい |
| 検索スピード |
電子データと原本情報を 一元検索・即時閲覧 |
箱単位の管理になり、 中身は取り寄せないと確認不可 |
全文検索など高機能 |
ファイル名がバラバラになり 結局探せない |
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オフィススペースの削減 (スペース極小化) |
原本は寺田倉庫に保管 キャビネット撤廃可能 |
キャビネット撤廃可能 |
法律上捨てられない紙原本の 保管場所は自社に |
法律上捨てられない 紙原本の保管場所は自社に残る |
| セキュリティ・ガバナンス |
堅牢な倉庫+権限・ログ管理で 持ち出しリスクゼロ |
倉庫のセキュリティは高いが、 取り寄せ後の管理が属人的 |
システム上の権限・ ログ管理は強固 |
誰が原本を持ち出したか 分からず紛失リスク大 |
導入事例
私たちの想い
コロナ禍の影響でリモートワークやDX化が急激に進み、お客様から電子化ニーズのお問い合わせ・ご相談を多くいただきました。
しかし、すべての書類を電子化しようとすると費用が高額になりペーパーレス化を諦めてしまうお客様にも数多く対面しました。
紙の契約書を全て無くすことは難しく、倉庫会社である我々が提供できる価値を考えた結果、紙の契約書は倉庫で保管し、必要な時に必要な書類だけをスキャンする仕組みを作ることで、電子化にかかるコストの大幅な削減を実現し、お客様のDX化における課題解決をサポートすることでした。
そこで、スキャンした文書だけでなく、電子契約書でも紙の契約書のままでも、一つのシステム上で一元管理できる文書管理サービス「CLOUD CABINET」を開発しました。
実際には契約書管理の状態は企業によって様々であり、ひとつひとつの企業や部署によって理想の契約書管理の在り方は異なります。
そのためツール導入や作業のアウトソースだけでは真の課題解決が難しく多くの企業が悩みを抱えています。
寺田倉庫は、文書管理が企業にとっての重要なインフラのひとつであると考えており、CLOUD CABINETや半世紀に渡って培ってきた文書管理のノウハウを通して、それぞれの理想のワークスタイルやオフィス運営を実現を支援する伴走者でありたいと考えています。