契約書類、
全て電子化が必要ですか？
「電子契約」「紙の契約書」を
まとめて管理できるCLOUD CABINET。
倉庫会社のノウハウを活かし、
原本保管、管理ルール策定、運営の伴走まで
手厚く支援します。
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契約書類の管理 360万件 多くの契約書を保管、
電子化してきたノウハウ -
サービス導入累計社数 2500社 寺田倉庫ドキュメントソリューション
グループにおける累計契約件数 -
平均契約年数 11.9年 お客様の文書管理を長期的にサポート
こんなお悩みありませんか？
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キャビネットを
無くしたい -
電子化のコストを
抑えたい -
管理工数を
削減したい
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課題 1キャビネットを
無くしたい
オフィススペースを最適化するためには
キャビネットを削減する必要があるキャビネットは削減したいが、
すぐに閲覧できるように手元に置いておきたいCLOUD
CABINET で 解決!紙原本は寺田倉庫に保管。
必要な書類はすぐに電子化できるため、
手元に置いておかなくてもシステムで確認可能。
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課題 2電子化のコストを
抑えたい
すべて電子化しようとしたら
費用が高額になりすぎて予算がとれない電子化したすべての書類が閲覧されるわけではないため、
電子化に踏み切るか悩んでいるCLOUD
CABINET で 解決!リモートスキャンなら電子化は
必要な分だけで済むため、
電子化にかかるコストを大幅に削減。
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課題 3管理工数を
削減したい
部署ごとに契約書管理のルールがバラバラで、
無駄な工数が発生している紙と電子データが混在しているため、
どこを探せばいいか分からないCLOUD
CABINET で 解決!すべての契約書が
CLOUD CABINETで確認・検索が可能。
営業担当のサポートを受けながら、
管理ルールを策定し、リスクを低減することができる。
CLOUD CABINETは
お客様にフィットした
理想の契約書管理を実現します。
CLOUD CABINETは、「倉庫」「電子化」「システム」の機能を組み合わせることで、
電子化しないという新しい選択肢をお客様に提供します。
各種契約関連ツール・
サービスとの違い
| CLOUD CABINET |
倉庫会社 | BPO会社 | システムベンダー | |
|---|---|---|---|---|
| 紙文書の保管 |
箱単位でなく、 一件単位で管理 |
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| 紙文書の電子化 |
必要な書類だけスキャン |
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| 管理システム |
紙も電子もシステム上で管理 |
活用事例
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不動産業A社様
自社の管理物件の契約・解約時に契約書を活用するため、手元のキャビネットですぐに閲覧できる状態が必要だった。
事業の成長に伴い管理物件が増えてきたため、保管スペースの確保のために外部倉庫の利用や電子化を検討したが、従来の倉庫サービスだと検索性が悪く、また電子化をするとコストが高額になるため実施をためらっていた。
一件管理・リモートスキャン機能を活用することで、契約書を倉庫に預けていてもすぐに閲覧が可能となり、6万件の契約書キャビネットを削減しフリーアドレスを実現することができた。 -
食品流通業B社様
契約書の台帳自体はあるが、情報の入力や保管のルールが決まっておらず属人的な管理になってしまっていた。そのため検索に必要以上に時間がかかったり紛失が起きても管理しきれない状況にあった。
寺田倉庫に契約書管理業務自体をアウトソースすることで、原本のファイリングや属性情報の入力までが確実に行われるようになり、また原本は倉庫で保管管理されるため紛失リスクを低減し、内部統制の強化を実現することができた。 -
運輸システム業C社様
過去に予算をとり契約書の電子化を実施したが、担当者の変更を繰り替えしたことで、データがどこにあるか分からない状態になってしまっていた。
また、すべての書類を電子化するにはコストがかかりすぎてしまう上、費用に見合った効果が得られないと考えていたが、必要な時に必要な分だけを電子化できるリモートスキャン機能を活用することで、電子化にかかるコストを大幅に削減し、予算の有効活用ができるようになった。
※寺田倉庫が提供するドキュメントソリューションサービス全般の活用事例です
私たちの想い
コロナ禍の影響でリモートワークやDX化が急激に進み、お客様から電子化ニーズのお問い合わせ・ご相談を多くいただきました。
しかし、すべての書類を電子化しようとすると費用が高額になりペーパーレス化を諦めてしまうお客様にも数多く対面しました。
紙の契約書を全て無くすことは難しく、倉庫会社である我々が提供できる価値を考えた結果、紙の契約書は倉庫で保管し、必要な時に必要な書類だけをスキャンする仕組みを作ることで、電子化にかかるコストの大幅な削減を実現し、お客様のDX化における課題解決をサポートすることでした。
そこで、スキャンした文書だけでなく、電子契約書でも紙の契約書のままでも、一つのシステム上で一元管理できる文書管理サービス「CLOUD CABINET」を開発しました。
実際には契約書管理の状態は企業によって様々であり、ひとつひとつの企業や部署によって理想の契約書管理の在り方は異なります。
そのためツール導入や作業のアウトソースだけでは真の課題解決が難しく多くの企業が悩みを抱えています。
寺田倉庫は、文書管理が企業にとっての重要なインフラのひとつであると考えており、CLOUD CABINETや半世紀に渡って培ってきた文書管理のノウハウを通して、それぞれの理想のワークスタイルやオフィス運営を実現を支援する伴走者でありたいと考えています。