社外秘とは？分類や社内秘との違い、原因と影響、漏洩対策

企業の内部には、組織外へ流出させるべきではない重要な情報が数多く存在します。具体的には、取引先との契約に関する情報や、顧客の情報、自社独自のノウハウなどが挙げられます。これらのように、社外へ知られてはいけない「社外秘」の情報を守るには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。 

この記事では、社外秘の基礎知識から、よくある情報漏洩の原因、対策方法までお伝えします。契約関連の情報を扱うご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。 

社外秘の基礎知識 

初めに、社外秘に関する基礎知識を解説します。社外秘の意味や、社外秘に該当する書類の種類などをお伝えするため、自社が保有する機密文書について改めて確認しておきましょう。 

社外秘とは 

社外秘とは、会社の社員以外の、外部の人物に知られてはいけない情報のことを指します。紙の書類のほか、電子データ・ノウハウ・技術なども対象となります。 

社外秘に関わる書類の分類 

業務で取り扱う書類は、重要な内容を含む「重要書類（機密書類）」と、その他の「一般書類」に分けられます。このうち重要書類には、社外秘に該当する機密情報が含まれ、保管や廃棄の際に慎重な取り扱いが求められます。重要書類は、内容の重要度に応じて「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」の3つに分類されるため、それぞれの特徴を押さえておきましょう。 

極秘文書 

極秘文書は、重要書類の中でもっとも重要度の高い、秘匿性の高い情報を含む書類です。社内外に流出した場合、ビジネスに重大な損害をもたらすおそれがあります。例えば、財務情報・経理情報・研究データ・製品の設計図のような、社内でも限られた人しか扱えない書類が該当します。 

秘文書 

秘文書は、重要書類の中でも極秘文書に次いで重要度の高い書類です。社内でも特定の業務の関係者のみが取り扱い、部署間や担当者間での共有が禁じられている場合があります。例えば、人事部門の業務に関わる人事管理ファイルや、重要な契約書などが該当します。

社外秘文書 

社外秘文書は、自社の社員のみが取り扱える重要な書類です。社内のみ閲覧可能となっているため、社外の人物への共有や、社外への持ち出しなどが禁じられています。例えば、会議の議事録・業務マニュアル・顧客リスト・見積書・企画書などが該当します。 

社内秘との違い 

社内秘とは、社内においても知られてはいけない、秘密にすべき情報のことです。社内秘と社外秘は、情報を共有する範囲に違いがあります。社内秘は、社内の特定の部署や人物に対して秘密にする必要があります。例えば、従業員の人事異動に関する情報は社内秘の中でも「部外秘」に該当し、正式に情報が公開されるまでは人事部門以外に流出させるべきではありません。このように、社内秘には重要性の高い情報が多くあります。 

社外秘が漏洩する原因と影響

近年は、従業員の人的ミスや特定の企業を狙ったサイバー犯罪により、社外秘が漏洩する事故が後を絶ちません。ここでは、社外秘が漏洩する原因と、情報漏洩で懸念される影響について解説します。 

社外秘が漏洩する原因 

社内秘の情報漏洩の原因は、大きく「人的要因」「技術的要因」「物理的要因」に分けられます。 

人的要因は、社内外の関係者によって情報漏洩が引き起こされるのが特徴です。例えば、メールの誤送信のような従業員による意図せぬ情報流出のほか、内部関係者や業務委託先による情報の持ち出しなどが挙げられます。 

技術的要因では、情報セキュリティの脆弱性を狙った不正行為によって情報漏洩が引き起こされます。具体的には、ハッキングによる社内ネットワークへの不正アクセス、業務システムの脆弱性を悪用したサイバー攻撃などがその一例です。 

物理的要因は、オフィスの物理的なセキュリティの欠陥によって情報漏洩が引き起こされます。オフィスの出入り口のほか、キャビネットのような社外秘の収納場所のセキュリティ対策が不十分な場合は、不法侵入により物理的に情報を盗まれるリスクがあります。 

社外秘が漏洩する影響 

万が一、自社の社外秘が外部に漏洩してしまった場合は、企業の経営に深刻な影響を与える可能性があるため注意が必要です。まず、情報漏洩事故の発生によって、顧客や取引先からの信頼を失うおそれがあります。世間に事故の情報が広まれば、企業やブランドの価値が低下する危険性があるでしょう。 

それだけでなく、顧客や取引先に被害が及んだ場合は、賠償請求や訴訟に発展し、経済的損害を受ける可能性があります。もしも自社が個人情報保護法や取引先との契約に違反していたら、法律違反や契約違反で罰則を受けることも考えられるでしょう。このように、情報漏洩は重大な問題に発展しかねないため、社外秘は慎重に取り扱わなければなりません。 

社外秘を守るための対策 

自社の社外秘を情報漏洩から守るためには、日頃の業務で社内ルールやセキュリティ対策ガイドラインを遵守して運用することが大切です。最後に、社外秘を守るための対策方法をご紹介します。 

操作ログやアクセス権限を設ける 

社外秘の書類やデータには適切な権限を設定し、情報を閲覧・管理できる人を限定すると良いでしょう。システムの場合、操作ログやアクセス権限の設定を行うのが効果的です。誰がどのような操作を行ったのか履歴が残る環境にすることで、人的要因による情報漏洩の防止につながります。 

物理的なセキュリティ対策を行う 

社外秘を含む紙の書類は、保管場所を厳重に管理して、書類の不正な持ち出しを防ぎましょう。物理的要因による情報漏洩の対策につながります。オフィスの出入り口やキャビネットを施錠するほか、セキュリティシステムの導入や、監視カメラの設置などを行うと効果的です。 

社外に持ち出ししないルールを徹底させる 

業務で使用するIT機器などの備品は社外へ持ち出さないルールを設定し、従業員へ周知します。特に、ビジネス用のPCやUSBメモリなどの端末は、持ち出しにより情報漏洩のリスクが高まります。または、テレワークのように社外での利用が必要な場面では、パスワード設定や紛失時の暗号化などを実施しましょう。 

不要な物は定期的に処分する 

社外秘を含む紙の書類は、保存期間が過ぎて不要になったタイミングで速やかに処分しましょう。不要な書類を放置すると、情報漏洩のリスクが高まります。処分する際は、シュレッダーにかけて細断したり、専門業者で溶解処理を行ったりして、記載された情報を読み取れないようにすることが必須です。

秘密保持契約（NDA）締結する 

外部の事業者と社外秘を共有する際は、必ず秘密保持契約（NDA）を締結することがポイントです。人的要因による情報漏洩のリスクを低減できます。契約書には違反が発生した場合のペナルティに関しても明記し、情報漏洩を防止する意識の向上を図りましょう。 

社外秘を守るにはセキュリティの強固なシステムを導入しましょう！

ここまで、社外秘の基礎知識、よくある情報漏洩の原因、対策方法まで解説しました。社外秘には業務に関する重要な情報が含まれているため、外部への流出を避けなければなりません。そのためにも、情報漏洩の要因に応じた対策を講じて、社内ルールやセキュリティ対策ガイドラインに沿った運用を心がけましょう。社内で保管する紙の契約書のセキュリティ対策を強化するなら、寺田倉庫の契約書管理ソリューション「CLOUD CABINET」がおすすめです。紙の契約書と電子契約書をシステム上で一元管理し、重要な書類を効率的かつ安全に管理できます。契約管理でお悩みのご担当者様は、どうぞお気軽にお問い合わせください。