整理整頓のコツとは？基本とメリット｜整理整頓の手順と注意点 

オフィスの整理整頓が行き届いていないと、業務に支障をきたすおそれがあります。キャビネットから書類を速やかに出し入れできなかったり、文房具を探すのに手間取ったりして、業務効率が低下していないでしょうか。社内の物を適切に保管し活用するためにも、整理整頓に取り組みましょう。 

この記事では、オフィスにある物や書類の収納に関するお悩みを解決するために、整理整頓のコツをお伝えします。ご紹介するコツを押さえて、快適で効率的な職場環境を整えましょう。 

整理整頓の基本 

初めに、整理整頓の基本からご紹介します。オフィスで整理整頓を実践するために、基礎知識としてチェックしておきましょう。 

整理整頓とは 

そもそも「整理」とは、必要なものと不要なものを分けて、不要なものを処分することです。一方、「整頓」とは必要なものをすぐに取り出せるよう、あるべき場所へ配置することを指します。整理整頓によって、必要なものが明確になり、かつ適切に保管できるようになります。 

整理整頓における6Sの概念とは 

「6S」とは、働きやすい職場環境を実現するための改善活動のスローガンです。従来の「5S」に「習慣」が加わり、以下の6つの項目から成り立っています。職場の環境を整え、仕事の効率を向上させるうえでも、整理整頓が重視されています。 

【6Sの項目】 
1.整理…不要なものは捨てる 
2.整頓…使ったものは定位置へ戻す 
3.清掃…掃除をしてきれいにする 
4.清潔…きれいな状態を保つ 
5.しつけ…ルールを徹底する 
6.習慣…5Sを習慣化させる 

整理整頓のコツ 

ここでは、オフィスの整理整頓に取り組むコツをご紹介します。整理整頓が行き届いた職場を実現するヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。 

時間を決める 

オフィスの整理整頓では体力と集中力を求められるので、時間を決めて取り組みましょう。作業時間は1～2時間以内にとどめ、時間内に着手した部分の片付けを完了させます。散乱しやすい場所は、定期的に整理整頓の時間を確保するのもおすすめです。 

小さな箇所から始める 

オフィスの片付けは、まずは小さな箇所から取り組み始めると良いでしょう。一度に全部の整理整頓を行うのではなく、「デスク」「キャビネット」「ロッカー」のように場所を決めて、少しずつ片付けの範囲を広げていくのがポイントです。 

物の保管場所を見直す 

書類や文房具などの業務で必要な物は、あらかじめ定位置を決めておくことで、速やかに取り出せて便利です。その際は、ファイルとクリップのように同じ業務で使う物を一緒にまとめておくと、導線のムダを減らして作業が捗りやすくなります。 

自分以外の視点も取り入れる 

同僚全員が職場で共用する物の収納場所を把握している状態が理想的です。社内で収納ルールを決めるときは、整理整頓の担当者以外の意見も取り入れながら、全員にとって便利で利用しやすい状態を目指しましょう。 

「使ったら戻す」を習慣化する 

職場で共用する物は、使ったら定位置へ戻す運用を徹底することで、整頓された状態を保てます。業務効率化の観点で片付けの重要性を周知し、従業員に協力を促しましょう。オフィスが散らかった状態になるのを防ぎ、物を紛失するリスクを減らせます。 

物を必要以上に増やさない 

オフィスに物が多すぎる場合は、整理することも大切です。物が増えると片付けの手間が余計に増えてしまいます。収納方法を工夫するだけでなく、場合によっては処分を検討し、物を必要以上に増やさない意識を持つことが大切です。 

整理整頓のメリットと注意点

オフィスの整理整頓によって、以下のさまざまなメリットが期待できます。ここでは整理整頓のメリットと注意点を解説します。 

整理整頓をするメリット 

掃除がしやすくなる 

オフィスの床に余計な物がない状態になれば、掃除の度に物を移動させる手間がなくなります。汚れやゴミが溜まりにくくなるので、掃除の頻度が減り、業務効率化にもつながります。 

物を探す手間が減る 

オフィスが整理整頓されていると、必要な書類や資料をすぐに取り出せるので、時間を短縮できます。その反対に、片付いていないオフィスでは物を探す時間がかかり、業務効率が低下してしまいます。 

ストレスなく快適に働ける 

オフィスの整理整頓が行き届いていると、従業員が気分よく働きやすくなります。一方、散らかったオフィスで働くと、不便さや見た目の不快感などから従業員が無意識的にストレスを受ける可能性があります。 

経費の無駄が減る 

整理整頓によってオフィスの紛失物が減ると、なくした物を再度購入したり、買ったことを忘れて同じ物を購入したりする無駄をなくせます。不要な経費が発生しなくなるのもメリットです。 

従業員の意識向上につながる 

整理整頓をはじめとした「6S」には、働く人の意識を高める効果があります。職場環境を改善することで、従業員自身の内面も変わり、組織の活性化につながります。 

集中力が上がりやすくなる 

必要な物がすぐに見つかるオフィスでは、物を探す度に作業が中断される心配がないので、業務に集中しやすくなります。集中力アップによってアイデアが浮かびやすくなり、生産性向上が期待できます。 

仕事の効率が高まる 

業務に関連する物を1箇所にまとめて整頓しておくと、作業効率を高めることが可能です。一連の業務に必要な物がすぐに見つかるので、作業時間が短縮され、業務効率化が期待できます。 

整理整頓を行う際の注意点 

最初にキャビネット・フォルダ・バインダーなどを買わない 

収納用品を購入する前に、まずは社内の物量や収納スペースを確認しておきましょう。最初に収納用品を購入してしまうと、物を収納しきれなかったり、用意したアイテムを効果的に活用できなかったりするおそれがあります。 

担当者に確認せずに書類を捨てない 

オフィスには事業に関する多種多様な書類が保管されています。たとえ毎日の業務で使用していないように見えても、なかには法律で保管期間が定められた書類も存在するので、書類整理の際は担当者に確認せずに処分するのは避けましょう。 

判断の付きにくい物や書類は後回しにする 

オフィスを整理整頓するとき、保管・処分の判断が難しい物や書類は、一時的に保留にして片付けを後回しにしても構いません。その場で判断できる分から優先的に着手することで、片付けの作業を効率的に進められます。 

片付かない原因と問題点を洗い出す 

オフィスを片付けても散らかってしまう場合は、原因を特定し、解決するために社内で話し合うことも必要です。片付けてもすぐに散らかってしまう「片付けのリバウンド」が起こっている場合は、運用の問題点を見直してみましょう。 

整理整頓の手順 

ここでは、オフィスの整理整頓の進め方を5つのステップでご紹介します。デスクやキャビネットなどの使用頻度の高い場所から着手してみてください。 

Step1.物を全て取り出す 

まずは片付ける場所を決めて、収納されている中身を全て取り出します。このとき、取り出した物を一時的に置いておくために、事前に広めのスペースを確保しておきましょう。 

Step2.物を取り出した場所を掃除する 

デスクの引き出しやキャビネットの内部を空にしたら、内部を掃除します。ホコリを取り除いたり、汚れを拭き取ったりして、収納場所を清潔な状態にします。 

Step3.物を分ける 

収納されていた物や書類を、必要なものと不要なものに分けます。このうち必要なものは、種類や用途に応じて分類したうえで、整頓して収納できるよう準備しておきましょう。 

Step4.物の量を減らす 

不要なものは処分を検討します。なお、オフィスの書類を処分する際は、機密情報や個人情報の漏えいを防ぐために、シュレッダーで細断したり溶解処理を行ったりしたうえで捨てることが大切です。 

Step5.物をしまう 

必要なものを種類や用途ごとに整頓して、収納場所へしまっていきます。物の収納場所は社内で周知するとともに、「使ったら戻す」を徹底して運用しましょう。 

整理整頓のコツを押さえて快適なオフィスを目指しましょう！ 

ここまで、オフィスを整理整頓するコツをご紹介しました。多くの企業では、社内で業務に関連する膨大な書類を保管しています。紙の書類を整理整頓する手間がかかり、お悩みのご担当者様も多いでしょう。寺田倉庫が提供するハイブリッド文書倉庫サービス「CLOUD　CABINET」では、紙の契約書から電子契約書まで、一つのシステム上でまとめて管理できます。紙の契約書の保管を委託することで、オフィスからキャビネットをなくし、管理工数を大幅に削減できるのが魅力です。さらには、紙の契約書を保管するだけでなく、必要に応じてスキャンして電子化する作業までお任せいただけます。オフィスの整理整頓でお悩みのご担当者様は、どうぞお気軽にお問い合わせください。