機密文書を廃棄する方法は？種類ごとの特徴や実施の際のポイント

機密文書は、組織にとって重要度の高い文書です。書類を閲覧できる特定の人物以外へ情報が流出すると、大きな損害へつながってしまう可能性もあります。保管の際はもちろん、廃棄する場合にも慎重を期することが求められます。処分するときはセキュリティ面を考慮し、安全性の高い方法で処理することを意識しましょう。この記事では、機密文書の基礎知識や主な廃棄方法、廃棄する際に注意したいポイントなどをご紹介します。機密文書の保管や廃棄にお悩みの担当者様は、ぜひ参考にご覧ください。

機密文書の基礎知識

機密文書の廃棄方法について知る前に、定義や種類について確かめておくことがおすすめです。以下では、機密文書の概要や重要度別の種類、該当する書類の例などをご紹介します。

機密文書とは

機密文書とは、会社の内外に対して公開してはならない書類のことです。例えば、企業秘密や顧客情報、個人情報などが記載されたものが該当します。漏洩すると企業全体の信頼を損ねてしまうおそれもあるため、慎重な取り扱いが求められます。保管している間はもちろん、廃棄するまで気を抜かず、セキュリティ対策に取り組むことが重要です。

機密文書の種類

機密文書には極秘文書や秘文書、社外秘文書などの種類があります。文書ごとに機密のレベルは異なるため、それぞれのレベルに応じた取り扱いを心がけましょう。

機密文書の中でも、もっとも重要とされるのが極秘文書です。経営層などのごく一部の人員が閲覧できます。例えば、M&Aに関する書類や未発表の研究データ、財務情報などが該当します。万が一内容が漏洩してしまうと企業経営にも影響を及ぼし、損害を招いてしまう可能性があるため注意が必要です。

極秘文書の次に重要度が高いとされるのが秘文書です。特定のプロジェクトチームや部署のトップ、役員などが閲覧できます。重要な契約書や人事情報、顧客情報などが含まれます。
極秘文書や秘文書と比較すると公開できる範囲が広いのが社外秘文書です。社内の人員は閲覧可能ですが、社外に情報を流出させてはいけません。請求書や就業規則、企画書などが当てはまります。

機密文書を廃棄する方法

機密文書を破棄する場合、コストをかけず社内で済ませる方法や、料金を支払って社外で処分する方法などがあります。書類の量やセキュリティ面などを考慮し、適切な方法を選んで廃棄しましょう。ここでは、機密文書の主な廃棄方法をご紹介します。

シュレッダーで裁断する

オフィス内にシュレッダーを用意し、紙を細かく裁断して処理する方法があります。機密情報を見られることのないよう、できる限り細かくカットできる商品を導入すると良いでしょう。

シュレッダーを使う方法であれば自社の人員のみで処理できるため、他の方法と比較するとコストを抑えやすいのがメリットです。ただし、処理量が多い場合は時間も手間もかかります。例えば、用紙をまとめているクリップを外す作業や、1回で裁断できる枚数に取り分ける作業などが必要です。担当する従業員の負担が増え、本来の業務を妨げる原因となるでしょう。

焼却処理施設で燃やす

書類を焼却処理施設へ持ち込み、燃やして処分する方法があります。書類が大量にある場合も、一度で処理することができます。重要な文書を確実に破棄できるのもメリットの一つです。

ただし、焼却処理には料金が必要とされます。加えて、焼却時に二酸化炭素が排出されるのも問題視されています。そのため、CSR（企業の社会的責任）を考慮し、焼却以外の方法を選択するケースもあるようです。例えば、処分した紙を資源としてリサイクルできる溶解処理を選ぶ企業も見られます。

専門業者への委託

機密文書処理を行う業者へ依頼し、シュレッダーや焼却、溶解などの手段で処分してもらう方法があります。オフィスへの集荷を依頼し、書類を回収に来てもらえるサービスなら持ち込みの手間もかかりません。

専門業者へ委託する方法は大量の文書を処理したい場合に向いています。業者ごとに「段ボール一箱あたり○○円」といった料金設定があるため、比較検討しましょう。

また、機密情報の漏洩を避けるためには、信頼できる業者を選定することが重要です。書類の回収から廃棄までの取り扱い方法を明示している、未開封のまま工場へ運搬して処分する、廃棄後に証明書発行を実施しているなど、安心できる要素を備えた業者を探しましょう。

また、個人情報管理が適切であることを証明する「Pマーク（プライバシーマーク）」や、情報セキュリティに対する信用が担保される「ISO 27001」などを取得していることも、重要な選定基準になります。

機密文書を廃棄する際のポイント

機密文書を安全に廃棄するためには、社内規定の整備や廃棄記録の保管などを行うことが求められます。以下では、機密文書を処理する際のポイントを解説します。

社内規定の整備

機密文書の取り扱いについては、社内規定を設けておくことが重要です。廃棄に関する内容も定めてマニュアル化し、従業員へ周知しましょう。どういった文書が機密文書に該当し、どのように扱うべきかを明確にしておくことで、適切に管理できます。

廃棄記録の保管

機密文書を確実に処理したことがわかるよう、廃棄記録をつけることも大切です。廃棄した文書の種類、数量、日時などを記して保管しておきましょう。その他、処理した方法や担当者名なども記録しておきます。

廃棄前の確認

書類によっては法律により保管期間が定められている場合があります。機密文書を破棄する前に書類の種類をチェックし、保管期限をしっかりと確認しましょう。

例えば、法人税法によって請求書や契約書などの取引に関する証憑書類は7年保管することが義務付けられています。労働基準法により、労働者名簿は5年間の保存が必要です。さらに、法律上の決まりはないものの、永年保存が推奨される定款や株主名簿などの書類もあります。期限内に誤って廃棄しないように管理を徹底しましょう。

文書の量が多い場合、鍵をかけられる専用の部屋を設けて保管しておくと安心です。誰でも気軽に出入りできないよう、鍵の管理も徹底しましょう。社内のスペースが足りない場合、倉庫を借りて預ける方法もあります。

機密文書の廃棄はセキュリティを重視した方法で実行しましょう

機密文書の概要や主な種類、廃棄方法、廃棄時のポイントなどをお伝えしました。機密文書にはいくつかの種類があり、重要度に応じた取り扱いを心がける必要があります。社内規定を整備して適切な管理を行うことが重要です。廃棄することになった場合は安全性の高い方法を選びましょう。特に、専門業者へ依頼する場合は業者の選定を慎重に行うことが大切です。

また、機密文書を廃棄する前に保管期間が残っていないか確認する必要があります。書類の種類によっては長期間の保管が必要になるケースもあります。企業によっては社内の保管スペースが不足し、管理が困難になってしまうこともあるでしょう。

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