契約書は企業の活動の根幹を支える重要な書類です。契約書には企業間の取引や雇用契約、秘密保持契約など、さまざまな種類があり、これらを適切に管理することは企業のコンプライアンスを維持するために不可欠です。契約書管理はただ書類を保管するだけではなく、必要なときに迅速にアクセスできるようにするための工夫が求められます。本記事では、契約書管理の基礎知識から、管理システムの選び方までを詳しく解説します。

契約書管理の基礎知識

契約書管理の重要性を理解するためには、まず基本的な役割や方法について知る必要があります。ここでは、契約書管理の基礎知識について説明します。

契約書管理とは？

契約書管理とは、企業が締結するあらゆる契約に関する書類や取引内容を整理・保管し、適切に管理することを指します。具体的には、労働者の雇用に関する契約や企業間取引に関する契約など、ビジネスのあらゆる場面で締結される契約書が対象となります。これらの契約書は、企業活動の基盤となる重要な書類であり、その管理が適切に行われていないと、トラブルの原因となる可能性があります。

契約書管理を行う理由

法律で義務付けられているため

多くの契約書は法律によって一定期間の保管が義務付けられています。例えば、会社法に関連する契約書は10年間、法人税法に関連する契約書は7年間の保管が求められます。法的トラブルを避けるためにも契約書の適切な管理が必要です。

取引先・契約先とのルールがすべて記載されているため

契約書には取引に関するすべてのルールが記載されています。「品質が期待していたものと違う」「契約内容にある納期と違う」など、取引先や契約先とトラブルが発生した場合、契約書に基づいて解決することが求められます。したがって、必要なときにすぐに参照できるように、契約書を体系的に管理しておくことが重要です。

契約書管理を行う方法

紙で保管

紙で契約書を保管する際は、ファイリングが基本です。企業名で五十音順に並べたり、日付順に並べたりする方法が一般的です。この方法はデータが消失するリスクが少ない一方で、検索に時間がかかり、用紙代や保管のコストがかかるというデメリットがあります。

エクセルを使った管理台帳

エクセルでの契約書管理は、低コストで簡単に始められる方法です。管理項目や関数などを自由に設計できる魅力があり、管理する契約書の数が少ない場合に特に有効です。
大量データの管理する場合はエクセルファイルの管理が煩雑になり、処理速度が遅くなる可能性があります。また、複数のユーザーが同時に編集するとデータが上書きされるリスクがあり、リアルタイムの共同作業が難しいため注意が必要です。

契約書管理できる電子システム

契約書を電子データで効率的に管理するシステムも存在します。システムを活用することで契約書の検索、更新管理が容易になります。

契約書管理システムを導入するメリット・デメリット

効率的な契約書管理を実現するためには、専用のシステムを導入することが推奨されます。以下に、契約書管理システムを導入するメリットとデメリットを解説します。

契約書を管理できるシステムを導入するメリット

業務を効率化できる

契約書をシステム上で管理することで、必要なときに素早く検索や閲覧、更新管理が行えます。契約情報の検索機能を活用することで、契約書管理に関する業務にかかる時間を大幅に短縮できます。これにより、契約業務全体の効率が向上します。

コストを削減できる

紙の契約書の発行・管理にかかるコストを削減できます。具体的には、紙の費用、印刷費用、郵送費用、保管スペースにかかる費用などが削減できます。

情報共有がスムーズ

契約書管理システムを導入することで、社内外での契約情報の共有がスムーズになります。テレワークを導入している環境でもインターネット接続さえあれば、オフィス内外を問わず契約書にアクセスできるため、情報共有が迅速に行うことができます。

内部統制の強化

契約書管理システムを導入することで、契約書の更新期限や契約締結日などの重要な情報を自動で管理できます。また、権限管理機能を利用して、適切な部門や担当者のみがアクセスできるよう設定することができ、内部統制の強化に役立ちます。

契約書を管理できるシステムを導入するデメリット

使いこなすまでに時間がかかる場合がある

システムによっては慣れるのに時間がかかるケースがあります。従業員へのトレーニングが必要になるケースもあり、特に複雑な操作が求められるシステムを導入する場合は、試用期間を設けることがあるため時間がかかります。

自社のニーズにマッチするシステムを見極める必要がある

システムによって搭載機能や操作性が異なるため、自社が求める機能が備わっているシステムを選ぶ必要があります。ニーズにマッチしていないシステムを選ぶと、業務の効率化を図るのは難しいため、導入前に自社が必要とする機能をしっかりと洗い出すことが重要です。

導入費用が発生する

契約書管理システムの導入には、初期費用やライセンス料金が発生することがあります。またSaaS型の契約書管理システムを導入する場合、月額料金がかかるため、予算の確保が必要です。

契約書管理をするシステムの選び方

契約書管理システムの選び方について、以下のポイントを押さえておくことが重要です。ポイントがしっかり押さえられているシステムを導入することでスムーズな契約書の管理につながります。システムの評判や導入事例を参考にしながら、自社にとって効果的な契約書管理の方法を見つけましょう。

使いやすいと感じるか

システムは扱う従業員にとって使いやすいと感じるかどうかが重要です。デモ版などが提供されている場合、導入前に使い勝手を確認するのが望ましいです。画面案内がわかりやすく、直感的に操作できるかどうかを確認しましょう。

セキュリティが強固か

契約書には機密情報が含まれるため、セキュリティ対策がしっかりとされているシステムを選ぶ必要があります。データ暗号化機能やアクセス権限の管理機能が備わっているかを確認しましょう。

電子契約システムとの連携が可能か

契約書管理システムと電子契約システムが連携することで、契約書の作成から署名、保管までの一連の流れを一元管理でき、業務フローがスムーズになります。契約書の署名をオンラインで完結できるため、物理的な郵送や対面での署名に比べて契約締結までの時間も短縮されます。

文書管理機能があるか

文書管理機能が搭載されているシステムを選ぶことで、契約書だけでなく他のビジネス文書も一元管理できます。契約書以外の重要な書類も効率的に扱えるシステムを選びましょう。

サポート体制が整っているか

システム導入後も安心して利用できるよう、トラブル発生時のサポート体制を確認することが重要です。電話サポートやチャットサポートなど、どのようなサポートが提供されているかを事前に確認しましょう。

予算内に収まるか

契約書管理システムの費用はサービスによって異なります。初期費用がかからないものや月額制のものなど、自社の予算と照らし合わせて導入できるシステムを検討しましょう。

契約書管理はシステムの導入がおすすめ

契約書の管理は企業活動の基盤を支える重要な業務です。効率的な契約書管理を実現するためには、専用のシステムを導入することが推奨されます。システムの選定に際しては、使いやすさ、セキュリティ、電子契約対応、サポート体制、予算、文書管理機能を総合的に考慮することが重要です。

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