企業で管理している紙の書類を電子管理に切り替えることで、多くのメリットを得られます。書類管理の効率化を目指すなら、ぜひ導入をおすすめします。一方で、電子化に際してコストやリソースの問題に悩むご担当者様も多いのではないでしょうか。 この記事では、書類の電子管理についての概要やメリット・デメリット、電子管理を行う場合の注意点などをご紹介します。電子化した書類と紙の書類を併せて管理したいときにおすすめのソリューションもお伝えするので、ぜひ参考にご覧ください。

書類の電子管理とは

書類の電子管理は、どのような形式で実施されることが多いのでしょうか。ここでは、書類の電子管理の基礎知識や、主な電子化の方法を解説します。

書類の電子管理の概要

「書類の電子管理」とは、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、電子媒体を活用して書類管理することを指します。契約書・請求書・見積書・領収書・稟議書・納品書など、これまで紙媒体で作成・保管していた書類も、電子管理でペーパーレス化できます。書類の形式は主にPDFなどです。

現在は電子化に関する法律の要件緩和が行われているほか、デジタル化をサポートする技術が発展しており、電子管理を導入しやすい状況にあります。2019年には内閣府が「今後作成する行政文書については作成から保存、廃棄・移管までを一貫して電子的に管理する」と公表しています。書類の所在把握や管理状況のチェックをスムーズ化するためです。これにより作業の漏れや誤りの低減、作業負担軽減を目的としています。

このように、現在は多くの書類を電子化できるようになりましたが、特定の書類は紙での作成や保存義務がある点に留意しておきましょう。対象の書類をチェックし、必要に応じて電子文書と分けて管理することが求められます。また、今後の法改正で対象書類が変わることもあり得るため、しっかりと確認して対応することが重要です。

【出典】内閣府：行政文書の電子的管理についての基本的な方針

書類を電子化する方法

書類や写真などの資料を電子化する方法は、主に「スキャン」「撮影」「外部委託」の3つです。それぞれメリット・デメリットがあるため、状況に応じて使い分けましょう。

「スキャン」はコピー機やスキャナー、複合機などで書類を読み取り、電子化する方法です。「撮影」はカメラやスマートフォンなどで撮影した画像を使用する方法です。いずれも自社内で電子化を済ませられますが、人的リソースを確保する必要があります。

書類が大量にあるときや人員を割くのが難しい場合は、書類の電子化サービスを提供している業者に「外部委託」する方法もおすすめです。依頼によるコストは発生しますが、電子化の手間を軽減できます。業者によって、「書類を郵送しデータ化する」「業者が会社へ派遣され電子化を進める」など方法が分かれるため、自社に合うサービスを探しましょう。

電子管理のメリットとデメリット

書類を電子管理することで、保管スペースや業務効率などの課題を改善できるケースがあります。一方、電子化にあたっての注意点もあるため、メリット・デメリットを確かめておくことが重要です。

電子管理のメリット

書類を保管するためのスペースが不要

書類の電子化により、紙書類の保管スペースが不要となります。オフィスの限られたスペースを有効活用しやすくなるのがメリットの一つです。倉庫をレンタルしていた場合は、使用料などのコスト削減につながるでしょう。

業務の効率化ができる

電子管理に切り替えると、パソコンやタブレット、スマートフォンなどで必要な書類を検索し、すぐに発見しやすくなります。業務効率向上につながるのも大きなメリットです。書類の日付や種類別で整理して保管しておくと、容易に検索できるようになります。

また、クラウド上に保存しておけば、テレワークや出張などで会社にいないときにも便利です。オフィスに行かず、その場で必要書類を利用できます。紙媒体の場合は管理者に保管場所を確認し、所定の場所まで行って探し出す手間がかかります。電子化により、書類をピックアップする作業を大幅に効率化できるでしょう。柔軟な働き方の推進にも役立ちます。

情報漏洩リスクを軽減できる

書類を電子データとして保管しておくと、情報漏洩リスクを軽減できるのもメリットです。パソコンやスマートフォンなどを紛失した場合でも、端末のロックなどで第三者による閲覧を防げます。

紙の書類の場合、電車やカフェなどに置き忘れると、不特定多数の人が簡単に閲覧できる状態になってしまいます。自社や取引先の大事な情報が漏洩するおそれもあるため、電子化はリスク管理を強化する観点でもおすすめの方法です。

書類の消失を防止できる

電子ファイルとして保管していた書類は、消失を防ぎやすいというメリットがあります。クラウドサービスを利用して保管しておけば、端末が失われてもデータ自体は無事に残るためです。

紙の書類は災害や事故によって消失するおそれがある点に注意が必要です。例えば、火事が起きて書類が燃えてしまうと、復元するのは不可能だといえます。データ保存しておくと、万が一のトラブル時にも安心です。

電子管理のデメリット

コストがかかる

電子化の際、多額のコストが生じるケースが見られます。一例として、外部委託をした場合に、契約書6,000件で約500万円の費用がかかった事例があります。詳細な料金は条件によって違いますが、書類が多い場合はコストもかさみやすいと考えておきましょう。ただし、電子化する書類を必要最小限に絞り込むといった方法で料金を抑えることは可能です。

時間と手間がかかる

膨大な量の紙媒体の書類がある場合、自社で電子化を行うと長い時間と手間を要します。担当者の本来の業務がストップしてしまい、残業が生じてしまう可能性もあるでしょう。そんなとき、アウトソーシングによってリソースの問題を解決できます。一定のコストは生じますが、業務効率化を叶えられるため長い目で見れば採算が取れるケースもあります。導入に際しての費用対効果を試算してみましょう。

書類を電子管理する際に注意すること

紙媒体のみの状態から電子管理へと切り替える際は、いくつか注意しておきたいポイントがあります。関連する制度について調べて対処するほか、無理のない方法で電子化するように気をつけましょう。

e-文書法および電子帳簿保存法の保存要件を満たすようにする

電子化を推進する際は適切な運用を行い、各種法令を守ることが重要です。e-文書法や電子帳簿保存法など、関連する法律に対応できるような仕組みを整えましょう。

例えば、e-文書法においては電子化した文書に満たすべき要件が4つあります。以下の「見読性（可視性）」「完全性」「機密性」「検索性」の要件を満たした状態で、書類を保存しなくてはいけません。

• 見読性（可視性）：文字がきちんと読める状態であること
• 完全性：電子署名とタイムスタンプなどを利用し、書類が故意に改変・削除されないようにすること
• 機密性：セキュリティ対策を行い、権限のない第3者からのアクセスを防止すること
• 検索性：必要な書類をすぐに取り出せるように検索しやすい状態であること

無理が生じないように注意する

電子化の費用や労力は予想以上に大きいといわれています。無理が生じないよう気をつけることも大切です。短期間で全作業を完了させようとすると、まとまった費用がかかる可能性があります。

また、自社の人員のみで一気に電子化を進めると、担当者への負担が大きくなります。紙媒体で残す書類と電子化する書類の仕分けを行うほか、1枚1枚スキャンする作業などもあり、時間や手間を要するためです。急いで進めようとせず手の空いたタイミングで着手し、徐々に済ませていくのがポイントです。

電子管理へ無理なく切り替えるために外部委託を検討しましょう

書類の電子管理の基礎知識やメリット・デメリット、実施時の注意点などを解説しました。各種社内文書や社外文書は、電子保存して管理することが可能です。物理的なスペースを削減できるほか、より効率的に業務を進められるようになり、情報漏洩や紛失などのリスクを軽減できるといったメリットがあります。

ただし、一気に電子化を進めるのは手間がかかり、従業員の負荷も増えてしまいます。無理なく電子管理へ切り替えるなら、外部業者への委託も検討しましょう。

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また、リモートスキャンの利用により、好きなときに必要な書類のみを電子化することも可能です。リモートスキャンとは、倉庫に預けた紙の書類をシステム上で検索し、「電子化依頼ボタン」をクリックするだけで電子化を完了できる機能のことです。依頼から最短3時間でPDFデータとして閲覧できるようになります。電子化する書類を絞り込むことで、コスト削減へつながるでしょう。サービスの詳細については、ぜひ以下のページからご確認ください。