ドキュメント管理とは、社内で共有が必要なドキュメントを保管し、管理するプロセスのことを指します。文書管理とも呼ばれ、企業の業務効率化やコンプライアンスの強化などに寄与する重要な業務です。ドキュメント管理には様々な方法があり、特に電子化による管理を導入することで、情報共有の迅速化やコスト削減のといったメリットが生まれます。本記事では、ドキュメント管理の必要性や課題、そしてそれらの解決方法について詳しく解説します。

ドキュメント管理の必要性

ドキュメント管理は企業の業務効率やコンプライアンスを強化するために不可欠です。以下では、その具体的な必要性について詳しく見ていきます。

業務効率化につながる

ドキュメント管理を適切に行うことで、業務効率の向上や生産性の改善につながります。例えば、電子ドキュメントをシステムに保存することで、キーワード検索が可能になり、数秒で必要なドキュメントにアクセスが可能です。必要なデータを迅速に取り出せるようになると、ドキュメントの検索にかかる時間と労力を大幅に削減し、ワークフローがスムーズになり、プロジェクト管理の効率の向上が期待できます。

コンプライアンスが強化される

ドキュメントの適切な管理により、情報漏洩や改ざん、紛失を防ぎ、顧客や自社の機密情報を保護することが可能になります。コンプライアンスの強化にはアクセス権限を適切に設定し、必要な人だけがドキュメントにアクセスできるようにするなどの徹底した管理が大切です。

また、電子帳簿保存法の対応においてもドキュメント管理は大切なプロセスになります。この法律は税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、帳簿、決算関係書類、証憑書類、取引関係書類などが対象となります。主な保存区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」に分けられます。区分によって保存要件が異なるため、各要件に合わせて適切な管理を行うことが大切です。

【参考】電子帳簿等保存制度特設サイト（国税庁）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm

コスト削減ができる

ドキュメント管理を通じてペーパーレス化を進めることで、保管にかかるコスト削減につながります。紙のドキュメントを管理する場合は、物理的な保管スペースや紙、インクカートリッジなどのコストがかかります。ペーパーレス化をすると、スキャナや複合機を使って紙のドキュメントを電子化し、デジタルストレージに保管できるため、これまで書類の保管に使っていたスペースを他の用途で活用できるようになり、紙やインクのコストも削減できます。

ドキュメント管理で起こりがちな課題

適切なドキュメント管理には多くのメリットがありますが、管理時にさまざまな課題が生じることがあります。以下では、その具体的な課題について解説します。

目的のドキュメントが見つからない

ドキュメントの保管ルールが整備されていない場合、必要なドキュメントを見つけるのに時間がかかります。例えば、「株式会社」と「（株）」の表記や、全角や半角での表記がバラバラなど、表記が統一されていないと、検索しても目当てのドキュメントが見つからないことがあります。

容量を圧迫する

ファイルサーバーやクラウドサーバーに大量のファイルが保存されると、ストレージの容量が圧迫されることがあります。容量が不足すると、新たなストレージを追加する手間とコストが発生します。不要なファイルを整理せずに放置すると、大量のデータが保存されるため、ファイルのアクセスや検索に時間がかかるようになります。もしサーバーの処理速度が低下し、作業のパフォーマンスが悪化すれば、従業員の業務時間が長くなるなど、コスト面で影響を及ぼす可能性があります。

アクセス権限の付与に手間がかかる

アクセス権限を管理する際、設定に手間や時間がかかることを認識しておく必要があります。特にファイルサーバーの標準機能のみで設定する場合は、社内で管理ルールを設け、徹底的に周知するなどの手間がかかります。

情報漏洩などのリスクがある

ドキュメント管理が不適切な場合、外部からのサイバー攻撃や内部関係者のミスによる情報漏洩が発生する可能性があります。例えばアクセス権限の管理が不十分の場合、機密情報が不正に持ち出されたり、誤って情報を共有されたりする可能性があるため、細心の注意が必要です。

サーバー管理にコストがかかる

ドキュメント管理する中で、デジタルを活用（ペーパーレス化）する場合は、サーバーの設置や管理にコストがかかります。また、専門知識を持った人材も必要であり、その分の人件費が発生します。

ドキュメント管理における課題の解決方法

ドキュメント管理では管理場所が細分化されることで、管理の効率が下がる場合があります。こういった課題を解決するためには、適切な管理方法への見直しが必要です。以下では、具体的な解決方法について解説します。

保管のルールを決める

ドキュメントの管理を効率化するためには、保管のルールを決めることが重要です。ドキュメントをクラウドなどの場所に保管し、不要なドキュメントは定期的に削除することで、管理しやすい状態を保つことができます。また、ファイル名やフォルダ名の先頭に顧客名を入れるなどのルールを設けると検索しやすくなります。そのほか、運用を管理する担当者を決めるなど、管理体制を整備することで、日常のドキュメント管理業務がスムーズになります。

フォルダの階層分けをする

シンプルでわかりやすいフォルダの階層を設定することで、必要なドキュメントに迅速にアクセスできます。例えば、部門やプロジェクト、顧客ごとにフォルダを分けると目的のドキュメントを見つけやすくおすすめです。フォルダの数が多くなる場合は、年度や日付で整理することや、頻繁に利用するフォルダと、使用頻度が少ないフォルダで分けることを検討してください。進行中の業務の書類と、過去の資料の区別しやすくなるため、必要な書類を見つけやすくなります。

また、「フォルダ階層は3層まで」「1フォルダ内の格納ファイルは15個まで」など、上限を決めておくことも複雑な管理を避けるうえで有効です。

システムを導入する

ドキュメント管理に特化したシステムを導入することで、検索機能やバージョン管理機能などが活用でき、ドキュメントを探す時間的コストの削減に繋がります。システムによっては、ドキュメントの保存、検索、共有、編集を一元的に行えるため、業務の効率化が期待できます。

ドキュメント管理が複雑になっている場合はシステムの導入をご検討ください

ドキュメント管理は、企業の業務効率化やコンプライアンスの強化に関わる大切な業務です。適切な管理を行うことで、ドキュメントの検索や共有がスムーズになり、生産性が向上します。また、情報漏洩のリスクの低減にもつながります。ドキュメントを管理できるシステムを導入することで、ドキュメントの保存や検索、共有を一元的に行えるため業務効率を大幅に向上させることができます。

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