利用サービスについて

CLOUD CABINET の利用状況について教えてください。

取引関連の契約書約16,000 部に関して、原本の保管・管理、および新規契約書の電子化作業を寺田倉庫に委託するとともに、電子化された契約書の検索・閲覧にCLOUD CABINET を使っています。契約書の作成・管理の担当所管である業務法務部と取引先与信管理などを担当するリスクマネジメント部において、合計15 ユーザーを登録して利用しています。

他のサービスとの比較について

他にどのようなサービスを比較されましたか。

契約書管理システムを提供する専門業者のソリューションを検討しました。内容は、契約書管理システムに加えて、提携している営業倉庫会社の保管サービスと、スキャニング作業代行などを組み合わせた提案です。システムの利用料に大きな差はなかった一方で、保管料やスキャニングの代行費用は、提携する営業倉庫を使っているためか、やや割高だと感じました。 スキャニング作業については、当初は内製化することも検討しました。一定のルールを決めて、社内で手分けをして作業しようと考えていましたが、まとまった時間を取って一気に作業しないと頓挫する恐れがあり、そうした時間は確保が難しいと思ったので、アウトソースで時間を買うという判断をしました。

CLOUD CABINET を選んだ理由

CLOUD CABINET の導入を決めた理由を教えてください。

次の3 つのポイントを重視して、導入を決めました。

• 原本の保管・電子化・廃棄まで、委託できる。
• 既存の契約書の電子化や検索情報の登録など、初期作業もすべて委託することができる。
• 段ボール単位ではなく、契約書を1 部ごとにクリアファイルに入れて保管するなど、管理の仕組みが優れている。

また、CLOUD CABINET の場合は倉庫会社が開発した契約書管理システムだったので保管料やスキャン費用も含めたトータルの価格が魅力的だったこと。管理システムの使い勝手に優れていること。簡単・迅速に導入・運用ができること。そして、書類の保管・管理に限らず、倉庫関連業務に関する実績や経験が豊富なので、安心して任せることができると考え、すぐに導入を決めました。

サービスの利用による効果について

CLOUD CABINET 導入後の効果について教えてください。

1. 雑然としていた原本管理状況が改善できた

契約書を1 部ずつクリアファイルに入れて保管することで、きれいに整理整頓された状態で管理できるようになり、紛失リスクや取出しにかかるコストを低減できました。書類が整理されたことで、少しずつ不要な契約書の棚卸しも進められるようになっています。

2. 業務の効率化とリモートワークの推進を同時に実現できた

寺田倉庫に契約書管理の業務をアウトソースすることで、出社しなければできない業務の25％が削減されました。また、新しく締結した契約書を寺田倉庫に送付すると、数日後には電子化されたデータが登録されるので、担当者がオフィスに出向いてスキャンをしたり、情報を登録したりする業務から解放され、多様な働き方にもより柔軟に対応できるようになりました。

3. 検索性が向上した

これまで契約書は、取引先名のみで分類されていたので、たとえば「契約書の期限」といった項目で横断的に検索することができませんでした。CLOUD CABINETでは、契約書の検索に必要な機能が網羅されているので、取引条件や契約書の期限など、さまざまな項目で簡単に検索や絞り込みができます。そのため、失効契約書の確認など、これまで対応に手間がかかっていた業務をスムーズかつ確実にできるようになりました。寺田倉庫と仕様を協議したのち、すべての契約書原本をスキャンし直すことで、システム上で契約書の可視化が実現しました。

4. 電子契約の利用促進につながった

CLOUD CABINET では電子署名システムで契約した契約書も管理できます。紙媒体の契約書と電子署名システムで締結した契約書をハイブリッドに管理できる環境が整ったことで、電子署名システムの利用促進につながっています。

今後の展開について

今後の展開予定を教えてください。

現在2 つの部署でのみ利用していますが、たとえば営業担当者が担当する取引先との契約内容をCLOUD CABINET で確認するなど、順次、他の部署でも契約書を閲覧できるように利用を拡大していく予定です。また現時点で、電子契約書は数が多くないので、手動でシステムに登録を行っています。しかし今後、数が増えてくれば寺田倉庫とも相談して、CLOUD CABINET と電子契約システムをAPI 連携させ、 より効率的に管理する仕組みについても検討していきたいと考えています。まだまだ紙媒体の契約書が中心の業界ですが、遅れているなりの対応をしっかりすれば良いと思っています。
まずは、目の前にある紙の契約書原本とスキャンPDF の管理を着実に行いつつ、将来的なDX 化を見据えてCLOUDCABINET を活用し、業務効率の生産性を向上させていきたいと考えています。