利用サービスについて

CLOUD CABINET の利用状況について教えてください。

当社では、CLOUD CABINET を利用し、土地、駐車場、設備関連の各種契約書および、契約書に付随する覚書、申請書、受領書などの文書を管理しています。
そのうち約2,500 部については書類原本を寺田倉庫に預け、保管から廃棄までのドキュメントライフサイクルに関する一連の管理業務も委託しており、CLOUDCABINET 内で紙とデータが混在する状況でサービス利用しています。
CLOUD CABINET 導入後、新規に発生した紙の契約書は、文書を預ける際の台帳制作およびCLOUD CABINET への台帳情報の登録作業を委託しており、契約書原本を寺田倉庫に送れば、数日後にはCLOUD CABINET に登録された情報を社内のPC から検索・閲覧できるようになっています。
これらの書類原本は倉庫預け入れ時点では、あえて電子化しておらず、CLOUD CABINET 内で提供されているオンデマンド型のスキャンサービス「リモートスキャン」を活用し、必要な時に必要な分だけ電子化しています。CLOUD CABINETの利用者は、文書管理を担当する総務部の担当者だけでなく、本社のマーケティング部門や店舗管理部門の責任者や副責任者も利用できるようにしています。

サービス利用の背景

CLOUD CABINET を導入した経緯を教えてください。

社内で契約書をスキャン・登録する際の作業も、担当者が私１人しかおらず大きな負担となっていました。特に、検索用のインデックス情報を付加するため、スキャンデータをテキスト化するAI-OCR 対応の契約書管理システムを導入していたのですが、誤字脱字が目立つ性能で、アップロードした段階である程度は登録されるものの、結局、間違いないか自分で確認する作業が発生し、場合によっては入力し直さなければならず、大きな手間と時間を取られていました。
月平均で約30部、年間で換算すると300 部から350 部ぐらいのペースで新規の文書が発生しており、AI-OCR を導入する際には、作業負荷を半減できればと期待していたのですが、実際には思ったような成果は得られませんでした。加えて原本とデータが別のシステムで管理されているため業務が複雑化している問題もありました。
CLOUD CABINET を導入する以前は、AI-OCR システムへPDF 登録して検索・閲覧を行い、原本は寺田倉庫に預けて管理していました。そのため、原本とデータが紐づいておらず、別々のシステムでバラバラに管理せざる得ない状況でした。寺田倉庫からCLOUD CABINET のサービス紹介を受け、これまでの管理環境の問題点を一気に解消し、原本とデータを一元的に管理する理想的な環境を実現できると考え、導入を検討することにしました。

CLOUD CABINET を選んだ理由

CLOUD CABINET を採用した理由を教えてください。

【選定理由1】BPO による、高品質なデータエントリー

文書を寺田倉庫に送るだけで、数日後には台帳情報が付加された状態でシステム登録が完了しており、以前のようにOCR 後に目検で見直しをする必要がないので、業務の負荷が大幅に軽減されます。

【選定理由2】ドキュメントのライフサイクルを通じた一元管理

寺田倉庫での原本保管や廃棄に加え、管理システムの機能も網羅したサービスを提供してもらえるのであれば、原本の取り寄せや取り寄せ履歴の管理もスムーズに行うことができるようになります。ミスや非効率な作業が解消され、紙もデータも分ける必要がなく、本当の意味でドキュメントのライフサイクル全体を一元的に管理できるようになると期待しました。

【選定理由３】リモートスキャンによるスキャンコストの合理化

これまではすべての紙書類をPDF にしていましたが、中には一度も閲覧されることなく廃棄される書類もありますので、必要な時に必要なものだけ電子化できるリモートスキャンの機能がとても合理的だと考えました。

サービスの導入効果

CLOUD CABINET の導入効果について教えてください。

上記選定理由に加えて、以下のような効果もありました。
以前は他の部署や店舗から契約書などを確認したいという要望があった際に都度、私が契約書データをコピーして各部署や各店舗に展開していましたが、自身が多忙な際は迅速に対応ができないこともありました。CLOUD CABINET を導入することで、各部署や各店舗の担当者が直接、CLOUD CABINET から該当の文書が確認できるようになったことも作業負担の軽減につながると期待しています。
さらに、契約書管理業の時短ができたことで、他のコア業務において各部署や各店舗の課題解決に時間を割けるようになり、特に店舗内で大掛かりな契約書や社内文書の整理等を行う際の時短効果が大きく、非常に大きな業務改善につながりました。

寺田倉庫への要望と期待

寺田倉庫への要望や期待があればお聞かせください。

先日、倉庫の見学に伺ったのですが、ドキュメントに限らず映像フィルムなど様々なものを最適な状態で管理する体制が徹底されていました。万が一火災が発生した場合でも水を使用せずに消火するシステムなども説明をしてもらい、正直、ここまでするのかと驚かされました。
また、何でも気軽に相談できるので、当社からは無理難題ばかりお願いしているかもしれませんが、丁寧に対応していただけるので感謝しています。長くお付き合いできる企業だと思っていますので、これからも変わらない、品質の高いサービスと手厚いサポートに期待しています。