利用サービスについて

CLOUD CABINET の利用状況について教えてください。

商品本部で管理する仕入先様との売買基本契約書および付随する書類、約2,400社分の原本保管を寺田倉庫様に委託しています。契約状況等の確認で原本の閲覧が必要な場合は、「リモートスキャン」機能によって必要な原本のみを電子化する形で、サービスを利用しています。

また、電子契約書もCLOUD CABINET に登録しており、紙と電子の契約書が一元管理できる環境を構築しています。出社・テレワークにかかわらず、契約書や付随書類の検索・閲覧はCLOUD CABINETで行っています。取引先と商談を行っているマーチャンダイザー部門での利用頻度が高いのですが、契約書の作成・管理部門である商品戦略部、カタログを制作するメディア制作部、調達購買部の計12 ユーザーが利用しています。

サービス利用の背景

CLOUD CABINET を導入した背景を教えてください。

これまで売買基本契約書原本の保管は、すべて厚手ファイルに索引を付けて綴じ、オフィス内のキャビネットにて保管していました。ただ、誰でも原本の閲覧や持ち出しができる状態になっていたため、持ち出し後、返却されないままになってしまうこともあり、紛失が発生しかねない状況でした。
管理台帳は、データベースソフトウェアを利用していましたが、締結日や雛形の種類、締結時に必要な書類の有無などの項目が不足しており、正確に管理できていない状態でした。
加えて、電子契約の締結依頼が増えてきたことや、テレワーク、電子帳簿保存法への対応も求められており、リスクマネジメントを強化するとともに、より円滑にビジネスを進める環境を促進するため、契約書の管理体制の見直しを図ることとなりました。

寺田倉庫のサービスを選んだ理由

CLOUD CABINET を採用した理由を教えてください。

機能面に関しては
①管理台帳機能の汎用性が高く、当社が求める管理方法が実現できること。
②ユーザーインターフェースがシンプルで使いやすいこと。
③社内でもリモートワーク環境でも利用できること。をベースに選定を行いました。
将来を見据えて、電子契約サービスと連携できる契約書管理サービスに候補を絞っていましたが、その中でも、契約書をすべて電子化しなければならないサービスは初期コストがかさみ、当社の場合、取引が終了している仕入先との契約書類の電子化は不要であると判断したため、必要な契約書のみを電子化するサービスを選定しました。
これらの条件を満たしているだけでなく、温湿度管理やBCP 対策など環境の整った倉庫で原本を保管してもらえることに加え、一番大きな決め手になったのは、「こんな機能や仕様があったら」というユーザーの要望を積極的に取り入れ、今後に活かしていこうという営業担当の方の意気込みが伝わってきた点です。特に、「顧客とともにサービスを作り上げていく」とおっしゃっていたのは印象的でした。

サービスの導入効果

サービスの導入効果について教えてください。

これまでは契約書を確認するためだけに出社することもありましたが、CLOUD CABINET を導入したことで、いつでも、どこでも、誰でも、簡単かつスピーディーに検索・閲覧が可能になりました。業務効率化や、契約書管理に関するナレッジの共有面でも導入効果を感じています。
また、以前は、保管ルールにあいまいな部分があり、担当者の名刺や覚書、メモなど、契約書に付随する様々な書類が煩雑に保管されていましたが、管理ルールの見直しにともない、明確なルールを設けられ、管理業務の最適化にもつながりました。管理体制が整備された結果、電子契約サービスの導入を見据えた体制を整えることができ、業務と資産の最適化を図ることにも繋がっています。副次的な効果として、これまで保管に使用していたキャビネット4 本分の空きスペース創出も実現しました。

寺田倉庫への要望と期待

サービスの導入時に、苦労したことなどはありませんでしたか。

サービスの比較や関係者と合意形成を図るプロセス、社内説明会を開催するために専門的な知識を正確にインプットすることには苦労しました。しかし、導入決定にいたるまで、営業担当者の方に、親身になって伴走して頂いたことは、心強く、とても助かりました。
また、CLOUD CABINET で管理することをきっかけに、過去の契約書の棚卸し作業も実施しました。寺田倉庫様に依頼することもできたのですが、管理ルールにあいまいな部分があり、自社で不足書類を把握できていないことに課題も感じていたため、自社で棚卸し作業を行いました。当初のスケジュール通りにいかないこともありましたが、必要な書類の有無を正確に把握できたことにより、仕入先様へ不足書類の締結依頼のアプローチを開始することができました。

今後の展開予定があれば教えてください。

DX 化が叫ばれる昨今、電子契約の流れは今後更に加速していくと想定されますが、紙の契約書が一斉になくなることは考えづらく、紙と電子の最適な共存が必要になると考えています。そのため、電子契約の導入に備えつつ、さらなる業務効率の向上やリスクマネジメントに努めていくことが目標です。CLOUD CABINET の導入が成功したことで、次のステップへ繋げる準備ができていると考えています。
また、CLOUD CABINET の操作はシンプルでわかりやすいとはいえ、慣れないものに対し利用に躊躇しているケースも見受けられます。導入効果を浸透させるためにも、継続して管理業務の見直しを重ねた上で、デジタル化の良き見本として、カンパニー内外での利用拡大にも取り組んでいければと思っています。

寺田倉庫への評価や要望・期待があれば教えてください。

サービスがリリースされてから約1 年が経過しましたが、これからCLOUD CABINET がどのように成長していくのか、サービスの拡充を心待ちにしています。
引き続き、要望や相談をさせていただきたく、継続的な力添えをいただけたら嬉しく思います。現時点でもサービスには満足していますが、数年後、振り返った時にCLOUD CABINET にして正解だったと確信が持てることを期待しています。
※「New Middleman」はプラス株式会社の登録商標です。